Datenschutz
Datenschutzhinweise zum Hinweisgebersystem
Hinweis:
Zur besseren Lesbarkeit verzichten wir auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich,weiblich und divers (m/w/d). Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
Hinweise zum Datenschutz im Hinweisgebersystem von Slim Merseburg mitsamt aller Konzerngesellschaften im In- und Ausland
Im Folgenden möchten wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems aufklären, wenn Sie einen Hinweis über unser IT-gestütztes Kontaktformular, per E-Mail, Telefonanruf, Brief oder persönlichem Erscheinen bei uns abgeben. Daher lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise bitte sehr aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die Compliance Beratung + Service GmbH, Maximilianstraße 24, 80539 München als weisungsgebundener Auftragsdatenverarbeiter. Dies gilt auch für alle im IT-gestützten Kontaktformular angegebenen weiteren Gesellschaften, im Weiteren als Slim Merseburg bezeichnet, da wir von der Regelung Gebrauch machen, eine Hinweisgeberstelle für mehrere Unternehmen bereitzustellen.
Zweck des Hinweisgebersystems und der Datenverarbeitung
Das Hinweisgebersystem dient dazu, Hinweise zu (mutmaßlichen) Gesetzes- oder schweren internen Regelverletzungen gegen ein oder mehrere Unternehmen innerhalb von Slim Merseburg auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems stützt sich auf das berechtigte Interesse an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und der damit verbundenen Abwendung von Schäden und Haftungsrisiken (Art. 6 Abs. 1 lit. F DSGVO i.V.m. §§ 30, 130 OWiG). Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems soll Beschäftigten und Dritten auf geeignete Weise die Möglichkeit einzuräumen, geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen zu geben. Betrifft ein eingegangener Hinweis einen Beschäftigten, dient die Verarbeitung zudem der Verhinderung von Straftaten oder sonstigen Rechtsverstößen, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigtenverhältnis stehen (§ 26 Abs. 1 BDSG). Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis einer abzugebenden Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die dadurch gegeben ist, dass der Hinweis auch anonym abgegeben werden kann. Der Widerruf der Einwilligung kann in der Regel nur innerhalb eines Monats nach Erhalt der Meldung erfolgen, da wir in bestimmten Fällen nach Art. 14 Abs. 3 lit. a DSGVO verpflichtet sind, die beschuldigte Person über die gegen sie erhobenen Vorwürfe und durchgeführten Ermittlungen innerhalb eines Monats zu informieren. Dazu gehört auch die Speicherung, die Art der Daten, die Zweckbestimmung der Verarbeitung, die Identität des Verantwortlichen und – soweit rechtlich erforderlich – des Meldenden, sodass eine Einstellung der Datenverarbeitung oder Löschung der Identifikationsdaten nicht mehr möglich ist. Die Widerrufsfrist kann sich verkürzen; z.B. wenn die Art der Meldung die unmittelbare Einschaltung einer Behörde oder eines Gerichts erfordert; denn sobald eine Offenlegung gegenüber der Behörde oder dem Gericht erfolgt ist, befinden sich die Identifikationsdaten sowohl bei uns als auch bei einer Behörde oder einem Gericht.
Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wir erheben dabei folgende personenbezogene Daten und Informationen, wenn Sie eine Meldung abgeben:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- Ihre Kontaktdaten, sofern Sie uns diese zur Verfügung stellen,
- die Tatsache, dass Sie eine Meldung über das Hinweisgebersystem getätigt haben,
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die in der Meldung genannt sind.
Die an das Hinweisgebersystem abgegebenen Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, sodass der Zugriff auf einen sehr engen Kreis ausdrücklich autorisierter Mitarbeiter der Compliance Beratung + Service GmbH und von Slim Merseburg beschränkt ist. Die Mitarbeiter prüfen den gemeldeten Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch; dabei werden die Daten stets vertraulich behandelt. Beim wissentlichen Einstellen falscher Hinweise, mit dem Ziel eine Person zu diskreditieren (Denunziation), kann die Vertraulichkeit allerdings nicht gewährleistet werden. In bestimmten Fällen besteht die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen zu informieren. Dies ist gesetzlich geboten, wenn objektiv feststeht, dass die Informationserteilung an den Beschuldigten die konkrete Hinweisaufklärung überhaupt nicht mehr beinträchtigen kann. Dabei wird Ihre Identität als Meldender – soweit rechtlich möglich – nicht offengelegt und es wird auch zusätzlich sichergestellt, dass dabei auch keine Rückschlüsse auf Ihre Identität möglich werden. Im Rahmen der Meldungsbearbeitung oder einer Untersuchung kann es notwendig sein, Hinweise an weitere Mitarbeiter bzw. weitere Mitarbeiter anderer Unternehmen innerhalb von Slim Merseburg weiterzugeben. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden. Bei entsprechender gesetzlicher Verpflichtung oder datenschutzrechtlicher Erforderlichkeit für die Hinweisaufklärung kommen – als weitere mögliche Empfängerkategorien – Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden, sonstige Verwaltungsbehörden, Gerichte sowie beauftragte Rechtsanwalts- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in Frage. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet. Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert, ein berechtigtes Interesse des Unternehmens oder ein gesetzliches Erfordernis besteht. Danach werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht, innerhalb dieses Rahmens richtet sich die Dauer der Speicherung nach der Schwere des Verdachts und der eventuellen Pflichtverletzung, der Komplexität der Aufklärung und dergleichen mehr. Das Hinweisgeberexperte-Hinweisgebersystem wird durch den spezialisierten Software-Dienstleister iComply GmbH, Große Langgasse 1a, DE-55116 Mainz, in unserem Auftrag betrieben. iComply GmbH ist vertraglich zu strikter Vertraulichkeit und zur Einhaltung sämtlicher datenschutzrechtlicher Anforderungen verpflichtet. Der Rechenzentrumsbetreiber hat keinen Zugriff auf Daten jeglicher Art, er dient ausschließlich der Speicherung der Applikation sowie der in ihr hinterlegten Daten.
Ihre Rechte
Sie und die im Hinweis genannten Personen haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und in bestimmten Fällen das Recht auf Datenübertragung. Außerdem können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einlegen, sofern die Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse oder auf der Grundlage einer Interessenabwägung erfolgt. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an die in diesem Datenschutzhinweis aufgeführten Kontaktdaten erfolgen.
Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten, insbesondere für die Bearbeitung eines Hinweises, noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Sie können zudem jederzeit Ihre Einwilligung widerrufen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die Informationen unter dem ersten Punkt dieser Erklärung „Zweck des Hinweisgebersystems und Datenverarbeitung“. Ihnen steht außerdem ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.
Kontaktdaten:
Die Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte und weitergehender Informationen ist der Verantwortliche für die Meldestelle. Bitte nutzen Sie folgende Kontaktdaten: info@hinweisgeberexperte.de. Vielen Dank.
